Datenschutzerklärung
Stand: 14. September 2026
1. Verantwortlicher
hotbytes GmbH & Co. KG
Wannenäckerstraße 53
74078 Heilbronn
Telefon: +49 7131 382690
E-Mail: info@hotbytes.de
2. Datenschutzbeauftragter
Wolfgang Matzke, KLW GmbH
Edisonstraße 23
74076 Heilbronn
Telefon: +49 7062 91591-0
E-Mail: datenschutz@klw.de
3. Zwei Rollen — bitte zuerst lesen
Für die Daten, die beim Betrieb dieser Anwendung anfallen — Ihr Konto, Ihre Anmeldung, das Protokoll — sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Diese Erklärung beschreibt diesen Teil.
Für personenbezogene Daten, die unsere Kunden selbst in das Studio einstellen — insbesondere Kontaktanfragen ihrer eigenen Website-Besucher — ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher und hotbytes Auftragsverarbeiter. Dafür gilt der zwischen uns geschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, nicht diese Erklärung.
4. Aufruf dieser Website
Beim Aufruf verarbeitet unser Server die technisch notwendigen Verbindungsdaten. Die IP-Adresse wird dabei gekürzt gespeichert: bei IPv4 entfällt das letzte Byte, bei IPv6 bleiben nur die ersten 48 Bit stehen. Ein Rückschluss auf eine einzelne Person ist damit nicht mehr möglich.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb der Anwendung.
Es findet keine Reichweitenmessung statt. Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein, binden keine externen Schriften ein und laden keine Inhalte von fremden Servern nach. Die Content-Security-Policy dieser Anwendung erlaubt Verbindungen nur zur eigenen Domain.
5. Cookies und lokale Speicherung
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich, ein Cookie-Banner entfällt deshalb.
| Name | Art | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| sid | Cookie (httpOnly, secure, SameSite=Lax) | Ihre Anmeldung | bis zum Ablauf der Sitzung, längstens 7 Tage |
| admin_sid | Cookie (httpOnly, secure, SameSite=Lax) | eigene Sitzung des Betreibers während einer Kundenansicht | längstens 8 Stunden |
| hb_theme | localStorage | Ihre Einstellung hell oder dunkel | bis Sie sie löschen |
6. Konto und Anmeldung
Für die Nutzung des Studios legen wir ein Konto an. Verarbeitet werden Name, Benutzername und E-Mail-Adresse sowie ein Passwort, das ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert wird. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung kommt ein verschlüsselt abgelegtes Geheimnis hinzu.
Zu jeder Sitzung speichern wir einen Hash des Sitzungstokens, die gekürzte IP-Adresse, den Browserkennstring und den Ablaufzeitpunkt. Abgelaufene Sitzungen werden gelöscht.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags), für die Sicherheitsmerkmale Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
7. Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge
Anmeldungen, Änderungen an Konten und weitere sicherheitsrelevante Vorgänge werden mit Zeitpunkt, handelndem Konto und gekürzter IP-Adresse protokolliert. Das Protokoll ist nachträglich nicht veränderbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen.
8. Künstliche Intelligenz
Das Studio erzeugt Texte und Bilder mit Modellen von OpenAI. Dazu werden die Eingaben des Nutzers — etwa Markenangaben, Beitragsthemen, Produktbeschreibungen und die Unterhaltungen mit dem KI-Assistenten — an OpenAI übermittelt und dort verarbeitet.
Wir empfehlen ausdrücklich, in diese Felder keine personenbezogenen Daten Dritter und keine vertraulichen Informationen einzugeben, die dort nicht hingehören.
9. Verbundene Kanäle
Ein Kunde kann sein Google-Unternehmensprofil sowie seine Instagram- und Facebook-Seiten mit dem Studio verbinden, um dort zu veröffentlichen, Bewertungen zu beantworten und Leistungsdaten zu sehen. Die Verbindung stellt er selbst her und kann sie jederzeit wieder trennen.
Es gibt dafür zwei Wege. Auf dem Direktweg zu Google speichern wir das Zugriffsrecht als verschlüsselten Token sowie die Kennungen des Profils. Über die Kanal-Schicht (Abschnitt 10) speichern wir kein Zugriffsrecht: dort liegen die Zugangsdaten beim Dienstleister, bei uns nur die Kennungen des Profils und des gewählten Standorts.
Zur Erkennung neuer und gelöschter Bewertungen speichern wir Bewertungstexte, den beim Anbieter angezeigten Namen des Verfassers, die Sternzahl und das Datum. Wird die Verbindung getrennt, werden diese Bewertungsdaten mit dem nächsten Tageslauf vollständig gelöscht — ohne zusätzliche Frist. Verschwindet eine einzelne Bewertung beim Anbieter, wird der gespeicherte Stand nach 180 Tagen gelöscht.
Meldet die Kanal-Schicht ein Ereignis — eine veröffentlichte oder fehlgeschlagene Veröffentlichung, eine neue Bewertung, eine getrennte Verbindung —, bewahren wir die Meldung 30 Tage im Original auf. Sie ist der Nachweis, dass ein Vorgang ausgeführt wurde, und verhindert, dass eine wiederholte Zustellung doppelt verarbeitet wird. Danach wird sie im Tageslauf gelöscht.
10. Empfänger und Auftragsverarbeiter
| Empfänger | Zweck | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Mittwald CM Service GmbH & Co. KG, Königsberger Straße 4–6, 32339 Espelkamp | Hosting, Datenbank, E-Mail-Versand | Deutschland |
| OpenAI | Erzeugung von Texten und Bildern, KI-Assistent | USA |
| DataForSEO OU, Tallinn | Messungen für den Sichtbarkeitsbericht | Estland, Unterauftragnehmer in den USA |
| 64Bit Labs UG (haftungsbeschränkt), Berlin („Postproxy") | Kanal-Schicht: Verbindung zu Google-Unternehmensprofil, Instagram und Facebook — Veröffentlichungen, Bewertungen und Antworten darauf, Leistungsdaten | Deutschland |
| Google Ireland Limited | nur bei verbundenem Unternehmensprofil: Beiträge, Bewertungen | EU / USA |
| Meta Platforms Ireland Limited | nur bei verbundener Instagram- oder Facebook-Seite: Beiträge, Stories, Reels | EU / USA |
Mit Mittwald und OpenAI bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Mit DataForSEO und 64Bit Labs sind sie angefordert und noch nicht abgeschlossen; Google und Meta erhalten Daten ausschließlich auf Veranlassung des Kunden für dessen eigenes Profil.
Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission bzw. auf die Zertifizierung des Empfängers unter dem EU-US Data Privacy Framework.
Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.
11. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie das Konto besteht. Mit der Löschung eines Kontos werden die zugehörigen Daten und Dateien gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere handels- und steuerrechtliche, bleiben unberührt.
12. Ihre Rechte
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung genügt eine Nachricht an info@hotbytes.de. Wie eine Löschung abläuft, steht gesondert unter „Datenlöschung“.
Ihnen steht außerdem ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist für uns der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.